facture

InvoicePlane : devis/facture enfin simple

Pour changer un peu des SIG 1, je vais vous parler du système de gestion de factures que je suis en train de mettre en place dans un service.

Si comme moi vous recherchez des solutions simples à utiliser, pas très chères à mettre en place et si possible opensource, alors laissez moi vous présenter :

InvoicePlane

Mon cahier des charges perso voulait un système de facturation qui incluait la gestion des devis. Il en existe des tonnes, plus ou moins bien fait ou compliqué, j’aurais pu me baser sur Dolibarr, ou OpenConcerto mais dans le cas présent cela représentait un marteau pour écraser une mouche. J’ai donc recherché une solution plus simple et rapide à mettre ne oeuvre.

Je suis donc tombé sur InvoicePlane (lien plus bas), solution jeune et facile pour les utilisateurs.

L’interface

Interface InvoicePlane
Interface InvoicePlane (en anglais ici)

Simple, efficace, à gauche les devis, à droite les factures. Un code couleur pour les devis ou factures brouillons,envoyés, rejetés, annulés… Personnellement, j’aime bien.

Dans les fonctionnalités, vous pouvez gérer plusieurs « listes » tel que :

  • clients : création, adresse, et références diverses
  • listes d’articles à vendre avec classement par famille
  • liste des différentes unités d’articles (avec forme au pluriel)
  • liste de tva et autres taxes à personnaliser
  • création de projets avec gestion des tâches

La plupart de ces liste sont importable depuis un fichier .csv, ce qui est bien, mais pas exportable, ce qui est moins bien.

Ce qui est bien

Une présentation sobre et fonctionnelle, une personnalisation fine grâce à l’ajout de champs personnalisables. De plus, l’architecture opensource permet de plonger dans le code pour ajouter des fonctionnalités ou des personnalisations.

Trame de saisie devis/facture
Trame de saisie devis/facture

La saisie des devis est très facile grâce aux articles pré-existants, mais tout reste modifiable dans le devis et vous pouvez même créer des lignes qui n’existent pas en article. Certains apprécieront cette liberté, d’autres moins notamment au moment des bilans… Chaque article peut avoir un TVA différente, par défaut ou non, ou avoir une TVA sur le devis global. Idem avec les remises, par article ou globale.

on peut ajouter des info sur le devis et même enregistrer des pièces jointes.

A partir de ce devis, vous pouvez le sortir en pdf, ou l’envoyer par mail, même le rendre consultable sur votre site.

Et d’un simple clic, vous transformez votre devis en facture. Celle-ci reste toutefois modifiable (les quantités ou autres) et vous pouvez également la sortir en pdf, mail ou sur votre site. Les conditions générales de vente peuvent être incluses.

Cette gestion inclut le suivi, avec le paiement partiel ou total et la réédition avec les reste à payer. Vous pouvez même gérer les avoirs et les factures récurrentes de toutes les semaines à 1 fois par an (en cas d’abonnement par exemples..). Il accepte même les paiements en ligne type paypal.

La cerise est que cela gère également les tâches sur un projet, càd par exemples, vous créer un projet découpé en différentes étapes, chaque étape est une tâche (avec un tarif, une TVA…  à elle) qui lorsqu’elle est achevée peut être ajoutée à une facture.

D’un point de vue technique, un logiciel en ligne dans un navigateur, cela veut dire que si vous le placer sur un serveur web, vous pouvez travailler de n’importe où. La technologie est connue et robuste (du PHP + mysql, Bootstrap…) et autre détail, l’installation est gratuite.

Ce qui est moins bien

Ce genre de logiciel a les inconvénients liés à ces avantages, la technologie en serveur implique un serveur php si on veut l’utiliser qu’en interne (pour les plus novices d’entre vous, cela veut dire que je ne peux pas simplement l’installer sur mon poste pour qu’il fonctionne), ce qui n’est pas vraiment un problème mais qui pour une petite structure peut être limitant. Mais reste la possibilité de le mettre chez un hébergeur et profiter ainsi des fonctionnalités de gestion à distance 2

mise en page en php des devis ou des factures
mise en page en php des devis ou des factures
Résultat en PDF
Résultat en PDF

L’inconvénient majeur de cette technologie full-web est la mise en page des devis et facture pas intuitive du tout, vous me direz, une fois que c’est fait , c’est fait, mais bon, il faut s’y connaître à minima en php + css pour obtenir un résultat sympa et cela peut nécessiter pas mal d’aller-retour. En gros, n’espérez pas recycler votre modèle vord ou exel 3avec un simple enregistrer sous… Perso, il m’a fallu 2 heures pour créer les devis et factures d’un service (incluant la lecture des docs, et un tas de tests farfelues pour voir tout ce que l’on peut faire…).

Comme je disais en intro, le projet est jeune, la communauté peu développée surtout coté français, mais comme tout logiciel opensource, plus de personne le connaîtront, plus il y aura de l’entraide et de développement. Il reste quelques fonctions à développer, tel que les rapports ou bilans par articles, ou des balances de TVA, mais cela devrait venir ;-)…

Il reste quelques défauts, non rédhibitoire à mon goût, comme l’indication « soldé » sur une facture même si qu’une partie est réglée (Cela se règle en changeant le modèle). Ou l’absence d’une référence client identifié comme telle : il faut mettre actuellement la référence dans le prénom, ce qui, par ailleurs, facilite la recherche.

Donc même si le logiciel est gratuit, vous aurez sans doute besoin de quelqu’un pour le paramétrer à votre goût ou régler un ou deux détails (Coucou, je suis là pour ça !) et donc ce n’est pas totalement gratuit sauf si vous faîtes le boulot vous-même, ce qui n’est pas du tout impossible et très gratifiant.

Conclusions

J’aime ce genre de logiciel simple et puissant, certes il faut se plonger dans le code pour en apprécier tout le potentiel. Attention, ce n’est pas un CRM, il ne gère pas vos prospect/clients, votre fakebook ou vos newsletter, ni même votre compta et je ne sais quoi d’autre. Il n’est pas là non plus pour vous faire croire qu’il est spécial couvreur, coiffeur ou imprimeur, mais il est entièrement paramétrable. Et c’est justement pour ces 2 raisons et toutes les autres citées plus haut qu’il est intéressant.

Bref, il est utilisable au quotidien dans bien des domaines, surtout, disons-le, en PME et TPE, et permet de gérer facilement ces devis et factures ce qui n’est déjà pas si mal. D’ailleurs, je l’ai installé dans une virtualbox à la maison pour gérer mes propres dossiers.

Je vous rappelle donc son nom : InvoicePlane que vous pouvez tester en anglais sur le site de démo.

Si vous connaissez un produit équivalent opensource que vous voulez comparer ou si vous avez des questions, laissez moi un commentaire ou un mail.

notes

  1. Système d’Information Géographique
  2. Je n’ai pas regardé du coté gestion de la sécurité des fichiers, qui à l’air classique pour du site web
  3. oui, les fautes sont exprès