Outils : on s’en fout !

Le titre est un peu trop, je vous l’accorde. J’ai hésité avec un plus conventionnel : « Ne commencer jamais par l’outil », et puis finalement, voilà le résultat.Le propos de cet article est de rappeler que l’outil ou la méthode ne doit venir qu’une fois les principes compris. Je rédige sous l’angle de la gestion de projet, mais cela est vrai pour tous les domaines, c’est pour cela que je classe cet article dans la série des principes.

Les méthodes

Une fois de plus, je ne vois pas comment dire mieux que ce qui a déjà été dit : «Des méthodes, il y en a des millions, et même davantage, mais il n’existe que quelques principes. L’individu qui comprend ces principes peut choisir avec succès ses propres méthodes. Mais celui qui essaie des méthodes en ignorant les principes va droit dans le mur.»RALPH WALDO EMERSON.

Cela implique qu’il n’ai pas besoin de tout connaitre, attachez-vous à connaître les grands principes qui gouverne une discipline. J’ai compris cela bien trop tard, sinon j’aurais cartonné à l’école. Cela implique également que cela ne sert à rien de choisir une méthode de pilotage de projet (classique, PMBOK, agile, scrum…), de management (TQM, lean ou pas…) ou autre, si les bases ne sont pas là. Et pour rester dans le cadre du titre, une fois les quelques grands principes maitrisés, peu importe la méthode employée, elle sera facile à mettre en place et à suivre au quotidien.

Les outils

Quand je parle d’outil comme moyen d’obtenir un résultat. L’outil peut être un outil informatique ou manuel, peu importe. J’ai l’habitude de dire que ce n’est pas l’instrument qui fait le talent. Je mets un exemple musical d’une vidéo parmi ces millions qui en apporte la preuve de cette maxime et qui pour moi illustre bien l’ordre des choses : quelqu’un de former ou d’instruit peut utiliser n’importe quel outil, quelqu’un qui n’a pas compris les principes, ne sera pas quoi faire de l’outil.

Combien de fois, autour de vous, avez-vous vu ces personnes s’acheter un appareil censé faire d’eux un meilleur cuisinier, un meilleur bricoleur ? Plein, je suis souvent la première victime de ce genre de travers en bricolage… magie du marketing.

En bien en gestion de projet, c’est exactement la même chose. Deux anecdotes perso :

  • mise en place d’une GED dans une collectivité : appel d’offre, essai, déploiement et levé de bouclier du personnel, on imposait des schémas qui ne correspondait pas au travail. Le pire est que le fournisseur, arguant que le logiciel peut tout faire, c’est contenter de mettre en place ce que la direction avait décidé, sans autre explications ou même un mode d’emploi d’ailleurs. Il a fallu du temps pour remettre les choses dans l’ordre et expliquer à tout le monde pourquoi classer, que le travail fait dans l’entreprise est pour l’entreprise et pas perso…
  • J’ai suivi une formation de 2 jours « initiation à la conduite de projets » (ne me demander pas pourquoi on m’a obligé à la suivre), le directeur avait demandé à avoir quelques outils pour travailler en commun. Quand j’ai dit, les outils, on s’en fout, tout le monde m’a regardé avec des gros yeux. Résultats, un exemple de lettre de mission et une stratégie des acteurs (oui, en initiation à la conduite de projets, j’ai trouvé ça osé aussi) plus tard, je ne vois toujours pas les outils en place puisque n’a pas été résolu le mode de fonctionnement, comment définir les objectifs ou qui pilote quoi…
lequel choisir ?
lequel choisir ?

Comme dit Pascal charpentier dans « Comprendre le management – cahiers français n°321 » : le risque  classique des TIC est le « court-circuitage voire de l’inversion du processus rationnel de prise de décision : on ne procède pas à un changement pour résoudre un problème identifié, mais on change parce qu’on a une solution à laquelle il suffit de trouver le problème associé ».

En gros, on adapte ces méthodes de travail à son outil acheté bien cher au lieu de faire l’inverse, trouver l’outil qui correspond à ces méthodes, à sa façon de travailler.

Paradoxes

le premier me concerne

On me demande souvent de l’aide pour choisir des outils informatiques, si je commence à disserter sur les grands principes, généralement, on me ramène dans mon camp en me disant que l’on verra une fois l’outil en place, et la plupart du temps, je cède, si l’outil est simple, je me souviens du deuxième paradoxe. Mais un outil trop complexe par rapport aux connaissances peut vite mettre fin à l’envie de l’utiliser (il ne sera exploité qu’à 5 ou 10% de toute façon).

En plus, dans une bonne partie du blog, je vais passe mon temps à expliquer des outils… pas crédible le gars.

Le deuxième

est que l’on apprend souvent les grands principes à travers les outils ou les méthodes. Un N+1 impose tel type d’outil ou de façon de faire et à force de l’utiliser, on veut comprend à quoi cela sert.  Je prends le cas d’un déploiement de SIG, le type qui gère la voirie était intéressé par l’outil mais pas la théorie; J’ai donc mis en place un outil simple pour un travail quotidien. A force de l’utiliser, il a voulu en faire plus, le fameux « ça serait bien si je pouvais…. » « mais tu peux » « ah bon, comment… » pour finir par dire « Si j’avais su que je pouvais faire ça, je l’aurais des le début » et tu aurais perdu moins de temps. Difficile de faire entendre raison.

Est-ce un grand principe ?

Ne commencer jamais par l’outil , c’est à dire ne commencer par choisir un outil ou une méthode, est pour moi, un grand principe.

Car il est universel et indépendant du domaine et des personnes, nous avons vu que cela s’applique à la cuisine, à la bureautique, au GED, au SIG, et beaucoup à la gestion de projet. C’est, de plus, une vérité évidente par elle-même. On ne peut pas utiliser un outil sans formation et compréhension et sans abstraction. Cela vous semble évident, alors, c’est un grand principe.

Exemples

Exemple : liste non exhaustive des méthodes de management. Sources piloter.org

Plus impressionnant : liste des logiciels en gestion de projets (462 outils listés à la date de cet article)

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