Oh my GED !

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Introduction

Gestion électronique des documents, voilà, c’est dit. Le terme est un peu générique et semble désuet, sans doute l’emploi du mot électronique à la place de numérique, cela ne fait pas très nouvelle technologie! C’est normal, le concept n’est pas nouveau mais devient primordial pour les entreprises ou les collectivités, notamment grâce ou à cause de la dématérialisation.

Vaste univers

Dans l’univers de la GED, des GED, devrais-je dire, il existe environ, peut-être, à la louche, 250-300 éditeurs de solutions. En fait, chaque éditeur de logiciel du plus petit au plus gros, propose SA solution. Mon but n’est pas de vous proposer une N-ième solution ou de vous vanter les avantages de l’une ou de l’autre. Soyons clair, elles ont toutes des spécificités, des facilités, des inconvénients… Je vais plutôt vous aider à déchiffrer les concepts et le vocabulaire qui plus que spécifique et sans doute un peu fait pour noyer le poisson. Le sujet est tellement vaste, que je vais sûrement découper en plusieurs articles.

Bon alors, je commence par quoi………ah oui je sais.

Documents  ?

Au fait, c’est quoi un document dans le terme GED. En fait c’est simple : tout ce qui peut-être mis dans un ordinateur

  • document texte,
  • tableur,
  • mails,
  • photos,
  • vidéos,
  • plans,
  • pdf
  • pas pdf…

Bref, tout ce qui rentre dans la machine, soit fait par la machine, soit « dématérialisé » par scan, acquisition….

Au moins, là, on peut pas faire plus simple. Ça à l’air idiot comme ça , mais il est important de le préciser, car gérer des documents, ce n’est pas juste les factures et le courrier…

Conseils de départ

  1. Étudier votre structure, vos façons de fonctionner interne. Beaucoup de projet GED tombe à l’eau car il y a une mauvaise adéquation entre le logiciel et l’infrastructure. Donc il faut connaître sa structure, si vos procédures sont claires, la GED sera facile à mettre en place et gérer.
  2. élaborer un cahier des charges précis. Quel est le but de la mise en place, quels documents, combien d’utilisateurs, d’administrateurs, l’organigramme… tout est important mais c’est le plus difficile.
  3. Ne laissez pas le DSI (directeur service informatique) ou le patron choisir seul. Créer un groupe, impliquer des utilisateurs quotidiens.
  4. Ne choisissez pas sans essai, pas une simple démo de 1h, mais une période d’essai avec des vrais utilisateurs. Si le prestataire refuse, c’est que ce n’est pas le bon. De votre coté, il vaut perdre 1 mois sur un petit groupe test que d’acheter un truc qui ne servira pas.
  5. Ne commencer pas par le courrier ! le premier réflexe est souvent de se dire que l’entreprise ou la collectivité grandit, et que donc il faut gérer le courrier et sa diffusion qui deviennent compliqué, mais justement c’est compliqué et on en revient rapidement au 1.

Voilà prochaine étape, un peu de vocabulaire pour comprendre ce que vous achetez.